Puhdistamo
Puhdistamo groeit in hoog tempo. Het bedrijf staat bekend om zijn voedingssupplementen van het merk 'Pureness' en om diverse andere wellnessproducten die het produceert. Toen de bestaande systemen niet meer aan de behoeften van het bedrijf voldeden, werd het tijd voor één geconsolideerd businessplatform. De ERP oplossing die met de hulp van Fellowmind is gebouwd, levert een veel efficiëntere coördinatie van de diverse verkoopkanalen, het continu groeiende productaanbod en de productieactiviteiten van het bedrijf.
Uitdagingen
Puhdistamo is opgericht door een groep vrienden die enthousiast waren over superfoods en hiervoor een gespecialiseerde online winkel opzetten. De activiteiten breidden zich snel uit en inmiddels verkopen ook detailhandelaars en speciaalzaken de producten van Puhdistamo. Het bedrijf heeft vestigingen in Finland en Zweden en de producten van Puhdistamo zijn ook verkrijgbaar in verschillende andere markten, waaronder Tsjechië, Nederland en Zuid-Korea.
Puhdistamo heeft zijn eigen productiefaciliteiten en importhandel. Het bedrijf bestaat inmiddels ruim 10 jaar en heeft zijn omzet in die tijd weten te ontwikkelen tot 19 miljoen euro. De groei van het bedrijf was winstgevend, maar voor de bestaande systemen kwam het einde van de levenscyclus in zicht.
Er was een betere coördinatie nodig voor de verkoop via meerdere kanalen, de eigen online winkel, de logistiek rondom import en grondstoffen, de eigen fabrieksproductie en logistiek voor verpakking, verzending en productretouren. Medewerkers van Puhdistamo hadden een nieuwe oplossing nodig om de processen in het groeiende bedrijf in goede banen te leiden.
“Ons doel was de informatiestroom en transparantie verbeteren. Informatie moet snel op één plek beschikbaar zijn. We wilden met name de voorspelbaarheid en leverbetrouwbaarheid van ons bedrijf verbeteren”, vertelt Krister Wihinen, de CFO van Puhdistamo.
“Bovendien is het voor ons belangrijk dat de systemen gebruiksvriendelijk zijn; zo kunnen onze medewerkers onafhankelijker werken en het ondersteunt interne functiewissels. We hebben een jonge bedrijfscultuur die hier veel waarde aan hecht.”
We wilden met name de voorspelbaarheid en leverbetrouwbaarheid van ons bedrijf verbeteren.
Uit de gesprekken tussen Fellowmind en de experts van Puhdistamo kwam al snel naar voren dat een oplossing op basis van Microsoft Dynamics 365 Business Central een uitstekend businessplatform voor de toekomstige groei van Puhdistamo zou zijn.
Fellowmind x Puhdistamo
Benadering
Voor het team van Puhdistamo was het ontzettend belangrijk om de bedrijfsgroei in goede banen te kunnen leiden. Als de hoeveelheid operationeel werk groeit, wordt de financiële impact ook bij een kleine procesvertraging of onnodige activiteit steeds groter. Wihinen vat het probleem samen: “Het oude systeem ondersteunde onze groei niet, maar stond juist in de weg.”
Zonder betrouwbare voorspellingen worden middelen verspild aan productie die uiteindelijk niet wordt verkocht. Tegelijkertijd moeten de fabrieksmedewerkers van Puhdistamo tot zes maanden van tevoren zorgen dat grondstoffen beschikbaar zijn. Daarom stonden twee punten centraal voor onze nieuwe oplossing: de mogelijkheid om de vraag goed te voorspellen en om de eigen marketing- en verkoopcampagnes te coördineren.
De oplossing op basis van Dynamics 365 Business Central zorgt voor een consistente informatiestroom en biedt een businessplatform voor alle kernactiviteiten. De geïntegreerde ERP dekt de processen af voor productie, inkoop, voorraadbeheer, klantenservice en CRM. De oplossing omvat ook een online winkel op basis van Shopify en zorgt voor een aanzienlijke verbetering van de logistiek.
“Onze mensen werken in de fabriek, op kantoor, in het magazijn en in de buitendienst, dus in winkels. We kunnen het nieuwe systeem makkelijk op een tablet gebruiken. Dat maakt het werk voor iedereen veel eenvoudiger en alle gegevens zijn up-to-date”, vertelt Wihinen.
We kunnen het nieuwe systeem makkelijk op een tablet gebruiken. Dat maakt het werk voor iedereen veel eenvoudiger en alle gegevens zijn up-to-date.
De uitvoering van het project was procesgericht. Het doel van de experts van Fellowmind was om knelpunten voor groei weg te nemen en om de processen van Puhdistamo en Business Central op elkaar af te stemmen, zodat ze elkaar in één systeem ondersteunen.
Omdat alle activiteiten van Puhdistamo tijdens het project gewoon moesten doorgaan, werden alle sleutelfuncties eerst getest en pas daarna in de praktijk ingezet. Zo zijn de processen voor het orderpicken van artikelen uit de voorraad en de processen voor de online winkel meerdere malen verfijnd, zodat ze werkelijk goed functioneren voor de mensen die er in de praktijk mee werken. “Het project heeft veel inspanning van ons gevraagd, maar het werpt zijn vruchten af. We hebben de efficiëntie van ieder aspect van onze bedrijfsvoering verbeterd”, vertelt Wihinen.
Resultaten
Het geconsolideerde platform levert nu actuele informatie voor alle gebruikersgroepen en maakt verbeterde data-analyses mogelijk. Alle medewerkers van Puhdistamo gebruiken gedeelde gegevens in hun werk en informatiesilo's zijn verleden tijd. “Het nieuwe systeem voelt gewoonweg goed.”
De belangrijkste voordelen van het nieuwe businessplatform:
- Zoeken naar informatie gaat sneller en informatie is beter up-to-date.
- Veel meer inzicht in de financiële situatie.
- Nauwkeurigere prognoses en planningen. Vraagprognoses worden nu gebruikt voor aansturing van productie en logistiek.
- Bruikbaarheid op mobiele apparaten is aanzienlijk verbeterd.
- Kortere doorlooptijden voor het verwerken van online bestellingen.
- Verhoogde automatiseringsgraad heeft tijd vrijgemaakt voor medewerkers in de financiële administratie en in de orderverwerking.
- Effectieve traceerbaarheid van producten en batch tracking per recept.
Door de optelsom van kleine efficiëntiewinsten op meerdere gebieden kan hetzelfde aantal medewerkers nu meer werk gedaan krijgen dan voorheen. Een ander doel is dat de betere coördinatie van de productie-, magazijn- en verkoopactiviteiten leidt tot een hogere klanttevredenheid van retailers en uiteindelijk ook klanten van de online winkel.
“De processen verlopen nu soepeler en het systeem werkt sneller. We kunnen meer gedaan krijgen met hetzelfde aantal medewerkers”, vertelt Wihinen.
We kunnen meer gedaan krijgen met hetzelfde aantal medewerkers.
Een efficiënter gebruik van middelen sluit ook aan bij de principes van duurzame ontwikkeling. Wanneer de leverketen efficiënter werkt en beter aansluit bij de daadwerkelijke vraag, bederven grondstoffen niet langer in de Puhdistamo-fabriek. Tegelijkertijd profiteren consumenten van producten met een optimale houdbaarheidsdatum, en belanden producten niet bij het afval omdat de houdbaarheidsdatum verstreken is.
Het nieuwe systeem ondersteunt de doelen van Puhdistamo voor verdere internationale uitbreiding. In de toekomst kunnen de buitenlandse dochterondernemingen hun bedrijf opbouwen met behulp van de oplossing die Fellowmind voor Puhdistamo heeft gebouwd. “Het belangrijkste is dat we met dit systeem onze goede zakelijke drive kunnen voortzetten. We hebben nu een sterke basis voor toekomstige groei”, zegt Wihinen.
We hebben nu een sterke basis voor toekomstige groei.
Fellowmind werkt met een Connected Company Vision. Volgens deze visie zou het een mogelijke volgende stap kunnen zijn om Power BI oplossingen te verbinden met het bedrijfsplatform en om operationele activiteiten te ondersteunen via Power Platform. Dit zou het werk van verkopers in de buitendienst verder versterken en de klantcontacten systematischer maken.
Het Finse Puhdistamo is het eerste merk voor superfood van Finland en een innovatief bedrijf in de welzijnsmarkt, dat vooral bekend staat om zijn gepassioneerde en compromisloze benadering van schone voedingsmiddelen en kwaliteit.
